Warum das interne Audit so oft unterschätzt wird
In vielen Unternehmen ist das interne Audit ein Pflichttermin kurz vor dem Zertifizierungsaudit: eine Checkliste, ein paar Häkchen, ein kurzer Bericht. Dabei ist es das wirksamste Werkzeug, um das eigene Managementsystem objektiv zu prüfen – und die beste Vorbereitung auf den Besuch der Zertifizierungsstelle. Wer intern ehrlich prüft, findet Lücken, solange sie noch nichts kosten.
Was die Norm verlangt
Die ISO 9001 fordert in Abschnitt 9.2 interne Audits in geplanten Abständen. Sie sollen zeigen, ob das Qualitätsmanagementsystem die eigenen Anforderungen der Organisation und die der Norm erfüllt und ob es wirksam verwirklicht und aufrechterhalten wird. Dazu gehören ein Auditprogramm, das die Bedeutung der Prozesse, Änderungen und frühere Ergebnisse berücksichtigt, festgelegte Kriterien und Umfänge je Audit, objektive und unparteiische Auditoren, die Berichterstattung an die Leitung und angemessene Korrekturen und Korrekturmaßnahmen.
Wie Audits von Managementsystemen durchgeführt werden, beschreibt der Leitfaden ISO 19011. Seine Grundsätze – Integrität, sachliche Darstellung, angemessene Sorgfalt, Vertraulichkeit, Unabhängigkeit, ein auf Nachweisen beruhendes und ein risikobasiertes Vorgehen – gelten für interne Audits genauso wie für Zertifizierungsaudits.
In sechs Schritten zum wirksamen internen Audit
1Auditprogramm risikobasiert planen
Nicht jeder Prozess braucht jedes Jahr dieselbe Aufmerksamkeit. Priorisieren Sie nach Risiko, Kundenreklamationen, Änderungen und den Ergebnissen früherer Audits.
2Prozesse statt Normkapitel auditieren
Folgen Sie dem Weg eines Auftrags oder Produkts durch das Unternehmen. So werden Schnittstellen sichtbar, an denen die meisten Probleme entstehen.
3Unabhängige Auditoren einsetzen
Wählen Sie Auditoren aus, die den auditierten Bereich nicht selbst verantworten, und sorgen Sie für die nötige Qualifikation – intern oder extern.
4Am Ort des Geschehens prüfen
Sprechen Sie mit den Mitarbeitenden an ihrem Arbeitsplatz und lassen Sie sich Nachweise zeigen: Aufzeichnungen, Prüfergebnisse, Freigaben. Ziehen Sie bewusst Stichproben.
5Feststellungen sauber formulieren
Eine gute Feststellung nennt die Anforderung, den objektiven Nachweis und die Abweichung. Das macht sie nachvollziehbar und verhindert Diskussionen.
6Ergebnisse nutzen
Berichten Sie die Ergebnisse an die Leitung, verfolgen Sie Maßnahmen bis zum Wirksamkeitsnachweis und nehmen Sie die Erkenntnisse in die Managementbewertung auf.
Woran Zertifizierungsauditoren schwache interne Audits erkennen
Im Zertifizierungsaudit wird das interne Audit selbst geprüft. Typische Warnsignale sind Berichte ganz ohne Feststellungen, Auditoren, die ihren eigenen Bereich prüfen, ein Auditprogramm, das seit Jahren unverändert ist, obwohl sich Prozesse und Risiken geändert haben, und Maßnahmen, die nie auf Wirksamkeit geprüft wurden.
Ein internes Audit ohne Feststellungen ist selten ein Zeichen für ein perfektes System.
Fazit
Richtig verstanden ist das interne Audit keine Pflichtübung, sondern die Generalprobe: Es zeigt, was im Zertifizierungsaudit auffallen würde, und gibt der Leitung ein ehrliches Bild des Systems. Wer es risikobasiert plant, unabhängig besetzt und konsequent auswertet, erlebt das externe Audit als Bestätigung statt als Prüfung.
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