Welche Feststellungen es gibt
Am Ende eines Audits stehen Feststellungen. Für den weiteren Weg ist entscheidend, wie sie eingestuft sind. In der akkreditierten Zertifizierung wird zwischen Haupt- und Nebenabweichungen unterschieden; hinzu kommen Hinweise auf Verbesserungspotenziale.
Die Abweichung beeinträchtigt die Fähigkeit des Managementsystems, die beabsichtigten Ergebnisse zu erreichen – etwa wenn eine Normanforderung gar nicht umgesetzt ist. Die Zertifizierungsstelle muss Korrektur und Korrekturmaßnahmen vor der Zertifizierungsentscheidung verifizieren, häufig mit einem Nachaudit.
Eine Anforderung ist nicht vollständig erfüllt, die Wirksamkeit des Systems insgesamt aber nicht gefährdet. In der Regel wird ein Maßnahmenplan akzeptiert und die Umsetzung im nächsten Audit geprüft.
Keine Abweichung, sondern eine Empfehlung des Auditors. Sie ist nicht verpflichtend, verdient aber eine bewusste Entscheidung.
In sieben Schritten zur wirksamen Maßnahme
Die ISO 9001 beschreibt in Abschnitt 10.2 den Umgang mit Nichtkonformitäten: reagieren, Ursachen bewerten, Maßnahmen umsetzen, Wirksamkeit überprüfen. In der Praxis hat sich folgender Ablauf bewährt:
1Feststellung verstehen
Klären Sie im Abschlussgespräch, welche Anforderung betroffen ist und welcher Nachweis zur Feststellung geführt hat. Unklarheiten lassen sich jetzt am einfachsten ausräumen.
2Korrektur umsetzen
Beseitigen Sie die konkrete Abweichung und prüfen Sie, ob bereits Folgen entstanden sind – etwa ausgelieferte Produkte, die mit dem betroffenen Prüfmittel gemessen wurden.
3Ursache analysieren
Fragen Sie mit Methoden wie 5-Why oder Ishikawa so lange nach dem Warum, bis Sie bei einer Ursache ankommen, die Sie beeinflussen können. „Menschliches Versagen“ ist fast nie die eigentliche Ursache.
4Korrekturmaßnahme festlegen
Die Maßnahme muss an der Ursache ansetzen und verhindern, dass die Abweichung erneut auftritt. Legen Sie Verantwortliche und realistische Termine fest.
5Übertragbarkeit prüfen
Prüfen Sie, ob ähnliche Abweichungen auch in anderen Bereichen, an anderen Linien oder Standorten auftreten könnten – die ISO 9001 fordert das ausdrücklich.
6Wirksamkeit nachweisen
Legen Sie vorab fest, woran Sie erkennen, dass die Maßnahme gewirkt hat, und prüfen Sie das nach angemessener Zeit.
7Dokumentieren und kommunizieren
Halten Sie Abweichung, Ursache, Maßnahmen und Wirksamkeitsnachweis fest und reichen Sie den Maßnahmenplan fristgerecht bei der Zertifizierungsstelle ein.
Ein Beispiel von Anfang bis Ende
Die häufigsten Fehler in Maßnahmenplänen
Aus Auditsicht fallen immer wieder dieselben Muster auf: Die Ursache wiederholt nur das Symptom („Frist wurde nicht beachtet“), die Maßnahme lautet reflexartig „Mitarbeiter geschult“, Termine sind unrealistisch knapp gesetzt, oder es fehlt ein Kriterium, an dem die Wirksamkeit gemessen wird. Solche Pläne werden von Zertifizierungsstellen häufig zurückgewiesen – und kosten am Ende mehr Zeit als eine sorgfältige Analyse.
Eine gute Korrekturmaßnahme erkennt man daran, dass die Abweichung nicht wiederkommt.
Fazit
Abweichungen sind kein Makel, sondern ein Hinweis darauf, wo das System noch nicht rund läuft. Wer Korrektur und Korrekturmaßnahme sauber trennt, die Ursache ehrlich analysiert und die Wirksamkeit belegt, schließt Feststellungen nicht nur formal – sondern verbessert sein Unternehmen tatsächlich.
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